Hoe krijg ik een certificaat?

HKZ-certificaat
Het certificaat wordt afgegeven, als de certificerende instelling beoordeelt dat het kwaliteitssysteem van een instelling voldoet aan de vooraf vastgestelde HKZ-normen. Dit is gebonden aan een aantal strikte regels. Om de toetsing zo objectief mogelijk te laten zijn, mag de onafhankelijke certificeerder niet tegelijk een adviserende rol vervullen.

Certificatie-audit
De certificatie-audit wordt uitgevoerd door tenminste een lead-auditor en een materiedeskundige, die inhoudelijk goed op de hoogte zijn van het betreffende vakgebied. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de toets goed wordt uitgevoerd en dat rekening wordt gehouden met de situatie van de professional binnen de instelling.

Geldigheidsduur
Als uit de audit blijkt dat de organisatie aan de normen voldoet, geeft de CI een HKZ-certificaat af. Het certificaat heeft een geldigheidsduur  van3 jaar en jaarlijkse, tussentijdse toetsing is verplicht. Na drie jaar vindt hercertificatie plaats.

Tussentijdse tekortkomingen
In iedere organisatie komen punten ter verbetering voor. Het is sterk afhankelijk van de aard van de geconstateerde tekortkomingen, welke acties door de certificerende instelling (CIworden genomen.Zo kunnen zij bijvoorbeeld besluiten een korte termijn audit uit te voeren, naar aanleiding van gemelde klachten door cliënten over de instelling. Ook kan een certificaat worden geschorst. Als uiterste maatregel kan een certificaat worden ingetrokken. Dit gebeurt wanneer de problemen die tot de schorsing hebben geleid, niet worden opgelost binnen de vastgestelde termijn of wanneer incidenten blijken te duiden op structurele problemen in de organisatie.

Deze informatie is openbaar. Informatie over schorsing en intrekking wordt vermeld op de websites van HKZ en van de betrokken certificerende instelling. Ingetrokken certificaten worden verwijderd uit het openbare register op de website van HKZ.