Directe wijzigingen in HKZ-normen en kansen bij herziening HKZ-norm door ISO 9001:2015

In de nieuwe ISO 9001:2015 ligt de focus op de risico’s en de kansen van een organisatie. De norm stelt minder eisen aan het beschrijven van processen, maar biedt juist handvatten om ervoor te zorgen dat het kwaliteitssysteem echt gaat leven binnen de organisatie. Ook wordt er een beroep gedaan op het management om na te denken over zaken alswaarom doen we de dingen zoals we die doen? Wat zijn de maatschappelijke ontwikkelingen? Waar zitten de risico’s en de mogelijkheden?

De aanpassingen in ISO 9001:2015 leiden direct tot aanpassingen in de HKZ-normen die compatibel zijn met ISO 9001. Indien een sector besluit om de HKZ-norm te herzien, biedt ISO 9001:2015 kansen om de risicobenadering als kapstok voor de normering te gebruiken. Wat zijn de directe aanpassingen in de HKZ-normen en welke mogelijkheden zijn er als de norm word herzien?

Beschrijving processen vervalt In Rubriek 1 van de HKZ-normen vervalt de eis dat processen beschreven moeten worden. De cruciale processen worden het uitgangspunt. Wat zijn de risico’s en mogelijkheden bij deze processen en hoe zorg je ervoor dat deze processen doeltreffend verlopen? Bij een herziening kan dit dienen als uitgangspunt voor het bepalen van de risicovolle werkwijzen, die binnen de organisatie moeten worden vastgelegd. Waar nu in de HKZ-normen vaak een opsomming gegeven wordt van noodzakelijk vast te leggen werkwijzen en protocollen, kan de risicobenadering het vertrekpunt zijn voor het eenvoudiger maken van het papierwerk.

Verbetercyclus op organisatieniveau Nog een directe aanpassing is dat de eisen met betrekking tot ‘afwijkingen’ vanuit Rubriek 1 worden verhuisd naar Rubriek 4 van de HKZ-norm. Een logische stap, want hiermee wordt benadrukt dat dit een essentieel onderdeel is van de verbetercyclus op organisatieniveau. De eis, om in een procedure te beschrijven hoe met afwijkingen wordt omgegaan, vervalt. De nadruk komt te liggen op hoe met de afwijking wordt omgegaan binnen de organisatie. Dit wordt gezien als input om te verbeteren en te leren; uitkomsten van de afwijkingen en de maatregelen dienen te worden geregistreerd.

In Rubriek 2 en 3 vindt een aantal kleine wijzigingen plaats. Zo wordt aan Rubriek 2 een eis toegevoegd, die gaat over de eigendommen van patiënten. Patiënten moeten geïnformeerd worden over de manier waarop de organisatie met zijn of haar eigendommen omgaat. In Rubriek 3 vervalt de term ‘preventieve’ maatregelen. Een logisch gevolg, omdat het nemen van ‘preventieve’ maatregelen al in de risicobenadering zit. Indien een branche dit wil, kan bij een herziening kritisch worden gekeken naar de detaillering van de norm. Ook hier kan risicobenadering het uitgangspunt zijn.

In Rubriek 4 van de HKZ-normen vinden de grootste wijzigingen plaats. In zijn algemeenheid ligt in deze rubriek niet de nadruk op het beschrijven van het kwaliteitssysteem, maar vindt er een verschuiving plaats naar de (registratie van) uitkomsten. De resultaten tellen!

Klantgerichtheid en kwaliteit Nieuw is dat de organisatie moet nadenken over haar omgeving. Welke interne en externe factoren zijn van invloed op het bereiken van de doelen? Ook moet het management leiderschap en betrokkenheid tonen ten aanzien van de klantgerichtheid en het kwaliteitsbeleid. Het kwaliteitssysteem wordt gezien als een instrument, in dienst van de strategische richting van de organisatie. Een strategische richting, die rekening moet houden met de wensen en verwachtingen van de klanten. Of kort door de bocht: het kwaliteitssysteem in dienst van de klant.

Rubriek 5 krijgt een bredere insteek: ‘medewerkers’ wordt gewijzigd in ‘personeel en kennis’. Deze kennis moet breed gezien worden. Hier wordt niet alleen uitgegaan van de kennis bij personen, maar ook andere kennis binnen de organisatie, bijvoorbeeld databanken en digitale informatie.

Rubriek 6, 7 en 8 blijven grotendeels ongewijzigd. In rubriek 6 worden bij nieuwe dienstverlening meer eisen gesteld aan de planning. In rubriek 9 vervalt de eis voor een kwaliteitshandboek en worden minder eisen gesteld aan documenten en registraties.

Wijzigingen en mogelijkheden Conclusie is dus dat ISO 9001:2015 per direct tot een aantal wijzigingen gaat leiden in de HKZ-normen en mogelijkheden biedt om, indien een branche dit wil, bij een herziening de normering minder gedetailleerd te maken.

Verdere informatie over de directe wijzigingen of de mogelijkheden voor herziening?

Neem dan contact op met Kaat van der Haar of Eric van Bavel via info@hkz.nl of 015-2 690 318