Overstappen naar een HKZ-certificaat gebaseerd op ISO 9001:2015

Op 15 september 2015 is de nieuwe ISO 9001:2015 gepubliceerd. Een groot aantal HKZ-normen is ISO-compatibel. Dat betekent dat de wijzigingen in ISO 9001:2015 consequenties hebben voor deze ISO-compatibele HKZ-normen.

Welke HKZ-normen ISO 9001 compatibele zijn, vindt u in het overzicht. In de folder ‘Belangrijke wijzigingen HKZ-normen door wijzigingen in ISO 9001:2015’ kunt u meer informatie vinden over wat de wijzigingen inhouden.

Als u een geldig certificaat wilt behouden, dan moet u de overstap hebben gemaakt voor 15 september 2018.

Waarom 15 september 2018?
Als u een HKZ-certificaat heeft op basis van de boven genoemde HKZ-normen, dan is uw certificaat compatible met ISO 9001. Dat wil zeggen dat u op basis van uw HKZ-certificaat ook kunt aangeven dat u gecertificeerd bent voor ISO 9001. Dit kan van belang zijn voor samenwerkingspartners buiten de zorg of indien u bijvoorbeeld te maken heeft met buitenlandse partners. Het ISO 9001-logo maakt daarom onderdeel uit van het HKZ-logo.

Voor ISO 9001-certificaten geldt een overgangsperiode van 3 jaar vanaf 15 september 2015 (de officiële ingangsdatum van ISO 9001:2015).

Hoe gaat de overstap in zijn werk?
Zoals gebruikelijk bij de overstap naar een nieuwe versie van HKZ-normen heeft u een overgangsperiode. Deze overgangsperiode duurt in dit geval tot 15 september 2018. Het kan dus zijn dat u, gezien de huidige looptijd van uw HKZ-certificaat, eerder aan hercertificatie toe bent.

Tijdens deze overgangsperiode kunt u afspraken maken met de certificerende instelling over de wijze waarop deze overstap plaats vindt. De overstap is zowel mogelijk tijdens een hercertificatie-audit (vindt normaal gesproken eens in de drie jaar plaats) als tijdens een van de tussentijdse controle-audits. Ook is het mogelijk om met de CI af te spreken dat u nog wel ge-audit wordt op basis van de oude HKZ-norm, maar al wel te horen krijgt hoe u ervoor staat op basis van de nieuwe HKZ-norm.

In alle gevallen is het raadzaam om hierover tijdig afspraken te maken met uw certificerende instelling.

Wat kost dat?
Om te beoordelen of u voldoet aan de eisen van de nieuwe HKZ-norm moeten de certificerende instellingen een aantal nieuwe norm-elementen beoordelen <link naar folder>. Met hen is het volgende afgesproken:

In het kader van de overgang mogen certificerende instellingen eenmalig 4 uur extra audittijd rekenen bij organisaties met een omvang van meer dan 10 fte of 2 uur bij een organisatie van maximaal 10 fte. Het kan zijn dat de certificerende instelling meer tijd rekent. In dat geval kunt u hen vragen naar de onderbouwing daarvan. Het maakt voor de extra tijdsbesteding niet uit of het gaat om een hercertificatie of een tussentijdse controle.