UPDATE certificatie tijdens de COVID-19 pandemie

De pandemie door Covid-19 blijft consequenties op het gebied van certificatie met zich meebrengen, zeker binnen zorg en welzijn. Daarom heeft HKZ opnieuw naar haar beleid voor certificatie gekeken. In dit nieuwsbericht vindt u de wijzigingen ten opzichte van het eerdere beleid van 30 maart 2020. Het beleid tijdens de pandemie voor certificatie op HKZ-normen en NEN-EN 15224 is gebaseerd op het algemene NEN beleid dat op haar beurt in overeenstemming is met dat van de Raad voor Accreditatie (document T051). Het volledige beleid vindt u hier.

Extra uitstel beperkt mogelijk

Het algemene uitgangspunt is dat audits zoveel mogelijk doorgaan. Uitstel tot maximaal 12 maanden ten opzichte van de oorspronkelijke vervaldatum (dus inclusief de eventueel eerder verleende 6 maanden uitstel op basis van de voorgaande regeling) is alleen mogelijk indien objectief door de Certificerende Instelling (CI) wordt vastgesteld dat de certificaathouder vanwege door COVID-19 veroorzaakte werkdruk de CI niet kan ontvangen. In alle andere gevallen moet de scope van het certificaat worden beperkt of het certificaat worden geschorst, dan wel ingetrokken. Zie voor de specifieke uitstelregelingen de scenario’s zoals die zijn uitgewerkt in T051.

Remote auditen

Om zoveel mogelijk audits door te kunnen laten gaan, kan gebruik gemaakt worden van middelen om op afstand (digitaal) te auditen conform IAF MD4. Dit kan bij een initiële certificatie, her-certificatie, tijdens de opvolgingsaudits of bij een scope uitbreiding. De CI  beslist of remote auditen mogelijk is op basis van een risico afweging en legt dit vast. Onderdeel van deze risico afweging zijn tenminste:

  • Is het mogelijk via een live verbinding de locatie te zien?
  • Is de klant een bekende van de CI?
  • Is de omgeving van de klant al bekend bij de CI?
  • In welke sector werkt de klant?
  • Welke activiteiten maken onderdeel uit van de werkzaamheden van de klant? Welke veiligheidsaspecten spelen hierbij een rol?
  • Kunnen ruimtes voor het verlenen van zorg, begeleiden/ behandelen van cliënten (indien van toepassing) op een goede manier beoordeeld worden?
  • Kunnen dossiers volledig online worden ingezien?

Remote auditen mag niet plaatsvinden:

  • Wanneer de technische hulpmiddelen (ICT) onvoldoende mogelijkheid en zekerheden bieden om veilig op afstand te auditen (zie MD4) . Uitgangspunt is dat het auditteam en de auditee elkaar goed kunnen zien en horen i.v.m. de verbale en non-verbale communicatie.
  • Wanneer op afstand geen beschikking mogelijk is over een steekproef uit cliënten-, klanten-, of patiënten dossiers.
  • Wanneer observaties in ruimtes waar zorg verleend wordt of begeleiding/behandeling van cliënten plaatsvindt niet of onvoldoende uitgevoerd kunnen worden.
  • Voor het beoordelen van de veiligheidscultuur tijdens een initiële audit.

Meer informatie?

Wij adviseren u om met vragen over uw audit contact op te nemen met uw certificerende instelling.

Vragen over deze maatregelen? Neem dan contact met ons op via info@hkz.nl of 015 2690 318.