Waarde van certificatie

1. Wat zegt het als een organisatie is gecertificeerd?

Een organisatie die gecertificeerd is, heeft een aantal zaken geregeld:

  • Het plan van aanpak (‘behandelplan’) wordt met de cliënt/patiënt besproken en opgesteld.
  • De zorg of dienstverlening wordt met de patiënt/cliënt geëvalueerd en bijgesteld.
  • De organisatie heeft beleid geformuleerd, gericht op haar plek in de maatschappij en de belangrijke stakeholders daarin.
  • De organisatie vertaalt het beleid door naar de uitvoering.
  • Het management van de organisatie neemt duidelijk het voortouw inzake kwaliteit en vervult een voorbeeldfunctie.
  • De organisatie is zich bewust van de risico’s en heeft daar zo nodig maatregelen op genomen.
  • De organisatie zorgt dat ze op de hoogte is van wet- en regelgeving en in de sector gebruikelijke kwaliteitsbepalingen.
  • Als er fouten worden gemaakt leert de organisatie daarvan, kansen worden benut.
  • Er bestaan zowel in- als extern afspraken over het melden van signalen en klachten.
  • De organisatie heeft een vorm van klantervaringsonderzoek.
  • Alle processen worden regelmatig geëvalueerd en er wordt lering uit getrokken.

2. Hoe wordt bepaald of een organisatie een certificaat krijgt?

Het certificaat wordt afgegeven door een onafhankelijke partij (de certificerende organisatie). Competente auditoren voeren een audit uit om te toetsen of een organisatie voldoet aan de eisen uit de norm. Hierbij worden ook deskundigen uit het werkveld betrokken. Audits vinden altijd plaats op basis van een combinatie van documenten, interviews en onderzoeken.

3. Waar moet ik op letten als ik een certificaat zie?

Certificaten hebben een geldigheidsduur. Tenminste de begin- en einddatum moet op het certificaat staan vermeld (maximaal drie jaar). Verder moet op het certificaat duidelijk te lezen zijn voor welke zorgactiviteit(en) het certificaat is afgegeven (scope), de naam van de organisatie, de naam en het logo van de certificerende organisatie en het HKZ- of NEN-EN 15224 keurmerk.

Op het certificaat is ook te zien of er toezicht wordt uitgevoerd door de Raad voor Accreditatie op de werkwijze van de certificerende instelling. Certificaten zijn dan voorzien van het logo van de Raad voor Accreditatie.

Ter controle kunt u ook de registers inzien of de gegevens opvragen bij de betreffende certificerende instelling.

4. Is een certificaat een garantie dat alles op orde is bij een organisatie?

Een certificaat is geen 100% garantie dat er niets mis kan gaan bij een organisatie, maar biedt wel een grote mate van zekerheid dat zaken op orde zijn. Een auditor ziet niet alles, maar moet op basis van wat hij ziet binnen de passende tijd een gegrond vertrouwen hebben dat de organisatie de zaken voor elkaar heeft en dat er geleerd wordt van ervaringen in het verleden (PDCA).

5. Welke afspraken bestaan er als er toch iets misgaat bij een organisatie?

Ook bij een gecertificeerde organisatie kan er iets misgaan. Belangrijk is dat als er iets mis gaat, het bij de organisatie is ingeregeld dat patiënten of cliënten én medewerkers zaken kunnen melden. Dit is één van de onderdelen die bij een audit worden bekeken. Het is ook een belangrijke voorwaarde voor een organisatie om te leren van zaken die misgaan.

Verder geldt dat er specifieke afspraken zijn gemaakt over het melden van incidenten aan de certificerende instelling. De certificerende instelling heeft mogelijkheden om bij incidenten extra onderzoek te verrichten.

6. Hoe kan ik als opdrachtgever gebruik maken van certificatie?

U kunt dat op een aantal manieren doen:

  • Certificatie draagt bij aan minder administratieve lasten. U kunt ervan op aan dat een aantal zaken bij de organisatie op orde is en dat u te maken heeft met een betrouwbare partner. Dat betekent dat u minder hoeft uit te vragen.
  • U kunt eventueel een auditrapport bij de organisatie opvragen om op die manier inzicht in de organisatie te krijgen en daarmee het aantal vragen aan de organisatie beperken en specifieker maken. Dat bespaart u en de organisatie tijd.
  • Omdat u weet dat u te maken heeft met een betrouwbare partner kunt u certificatie gebruiken als selectiecriterium om mee te doen in aanbestedingen e.d. Het is dan wel verstandig om, indien u opdrachten wilt geven aan nieuwkomers op de markt, rekening te houden met het feit dat zij nog niet gecertificeerd zijn;