Als opdrachtgever (gemeente, zorgverzekeraar, zorgorganisatie, et cetera) stel je eisen aan de kwaliteit van zorg die je inkoopt. Je wilt erop kunnen vertrouwen dat je in zee gaat met een opdrachtnemer die goed werk levert. Je wilt dat de opdrachtnemers het werk zo efficiënt mogelijk uitvoeren én betrouwbare partners zijn.
Met duizenden HKZ-gecertificeerde organisaties helpt HKZ jou die opdrachtnemer te vinden.
Ben je zorginkoper en wil je meer weten over ‘de zin en onzin’ van certificatie en wat dat betekent voor jouw inkoop? Ben je zoekende ten aanzien van de eisen die jij als opdrachtgever stelt aan zorgaanbieders? Kortom wil je meer te weten komen over HKZ-certificatie? Lees hieronder de veel gestelde vragen óf neem contact met ons op.
Nieuwsbericht d.d. 24-04-2023: Factsheet: HKZ-eisen die vaak dubbel bevraagd worden bij zorginkoop
Mensen die zorg nodig hebben verdienen de juiste behandeling. Die behandeling start in veel opzichten bij de gemeente. Om deze – vaak kwetsbare – doelgroep te bedienen en te beschermen is het zaak dat de gemeente passende zorg inkoopt. In deze e-learning leer je alles over zorginkoop aan de hand van het kwaliteitsmodel van HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Na het volgen van deze e-learning weet je precies wat je mag verwachten van een gecertificeerde zorgaanbieder: je kunt vol vertrouwen je inkoopeisen onderbouwen.
Nieuwsgierig naar meer? Vraag een demo aan via de website van SEP.
Vink aan > E-learning sociaal domein.
Opmerkingenvak: Graag ontvang ik een demo van de e-learning “De gemeente als zorginkoper”.
Hieronder vind je veel gestelde vragen met betrekking tot het certificatieproces, de waarde van certificatie en vragen over toezicht en regelgeving. Zit jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op!
Ja, er is altijd wel een geschikte norm. Er zijn HKZ-normen voor specifieke zorgactiviteiten. Daarnaast zijn er ook normen die het hele zorg- en welzijnsterrein beslaan, zoals de HKZ-norm Zorg & Welzijn, de HKZ-norm voor Kleine Organisaties (tot en met 10 fte) en NEN-EN 15224 (ISO 9001 voor de Zorg). Er bestaat ook een specifieke HKZ-norm voor zzp’ers in de zorg. NEN 7510 is een norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
De organisatie kan zelf kiezen uit de certificerende instellingen waar NEN een licentieovereenkomst mee heeft:
Nee. Het auditrapport is en blijft eigendom van de zorg- of welzijnsorganisatie. U kunt het auditrapport natuurlijk wel opvragen. Als de organisatie het ter beschikking stelt, is de afspraak met de certificerende organisatie dat dit integraal gebeurt. Er kan dus niet naar eigen inzicht worden geciteerd uit het auditrapport.
Een organisatie kan pas worden gecertificeerd als zij al is gestart met haar activiteiten. In veel gevallen moeten toetreders op de markt nog met hun activiteiten starten. Dit betekent dat ze nog geen certificaat kunnen ontvangen. Ze kunnen al wel allerlei afspraken op papier hebben, maar de certificerende instelling kan nog niet beoordelen of de organisatie zich daadwerkelijk houdt aan de gemaakte afspraken. Wij adviseren organisaties om al wel een afspraak met een certificerende organisatie te maken. U heeft als opdrachtgever dan de zekerheid dat de organisatie beoordeeld gaat worden.
Een organisatie die gecertificeerd is, heeft een aantal zaken geregeld:
Het certificaat wordt afgegeven door een onafhankelijke partij (de certificerende organisatie). Competente auditoren voeren een audit uit om te toetsen of een organisatie voldoet aan de eisen uit de norm. Hierbij worden ook deskundigen uit het werkveld betrokken. Audits vinden altijd plaats op basis van een combinatie van documenten, interviews en onderzoeken.
Certificaten hebben een geldigheidsduur. Tenminste de begin- en einddatum moet op het certificaat staan vermeld (maximaal drie jaar). Verder moet op het certificaat duidelijk te lezen zijn voor welke zorgactiviteit(en) het certificaat is afgegeven (scope), de naam van de organisatie, de naam en het logo van de certificerende organisatie en het HKZ- of NEN-EN 15224 keurmerk.
Op het certificaat is ook te zien of er toezicht wordt uitgevoerd door de Raad voor Accreditatie op de werkwijze van de certificerende instelling. Certificaten zijn dan voorzien van het logo van de Raad voor Accreditatie.
Ter controle kunt u ook de registers inzien of de gegevens opvragen bij de betreffende certificerende instelling.
Een certificaat is geen 100% garantie dat er niets mis kan gaan bij een organisatie, maar biedt wel een grote mate van zekerheid dat zaken op orde zijn. Een auditor ziet niet alles, maar moet op basis van wat hij ziet binnen de passende tijd een gegrond vertrouwen hebben dat de organisatie de zaken voor elkaar heeft en dat er geleerd wordt van ervaringen in het verleden (PDCA).
Ook bij een gecertificeerde organisatie kan er iets misgaan. Belangrijk is dat als er iets mis gaat, het bij de organisatie is ingeregeld dat patiënten of cliënten én medewerkers zaken kunnen melden. Dit is één van de onderdelen die bij een audit worden bekeken. Het is ook een belangrijke voorwaarde voor een organisatie om te leren van zaken die misgaan.
Verder geldt dat er specifieke afspraken zijn gemaakt over het melden van incidenten aan de certificerende instelling. De certificerende instelling heeft mogelijkheden om bij incidenten extra onderzoek te verrichten.
U kunt dat op een aantal manieren doen:
De organisatie is in het bezit een geldig certificaat. NEN houdt openbare registers bij van gecertificeerde organisaties. Dat geldt voor alle HKZ-normen, NEN-EN 15224 (ISO 9001 voor de Zorg) en NEN 7510 (Informatiebeveiliging in de zorg).
NEN maakt centraal afspraken met de certificerende organisaties waar ze een licentieovereenkomst mee heeft. De afspraken gaan over de wijze waarop de organisatie wordt beoordeeld en de voorwaarden waaraan de audit moet voldoen. Dat biedt niet alleen garantie over het kwaliteitsniveau, maar ook voor een grote mate van uniformiteit in de beoordeling van zorg- en welzijnsorganisaties.
Op alle certificerende instellingen waar NEN een licentieovereenkomst mee heeft wordt toezicht uitgevoerd zodat de onafhankelijkheid bewaakt wordt.
De certificerende instelling moet:
Overheidstoezicht is een middel van de (landelijke, provinciale of lokale) overheid om na te gaan of een organisatie haar zorg en dienstverlening uitvoert volgens de regels met als doel een veilige en verantwoorde zorg.
Audits door externe partijen zijn een middel dat door een zorgorganisatie zelf wordt ingezet om zichzelf scherp te houden en stelselmatig te werken aan verbetering.
Certificatie is het middel om aan de buitenwacht te laten zien dat men aan een aantal belangrijke basisvoorwaarden voldoet en stelselmatig aan verbetering werkt.
HKZ-normen, NEN-EN 15224 en NEN 7510 zijn normen die specifiek op zorg en welzijn zijn gericht. ISO 9001 is een algemeen geldende norm. Meer informatie vindt u in het keuzeoverzicht.
NEN is als normalisatie-instituut medeverantwoordelijk voor de inhoud van ISO 9001, maar maakt (anders dan bij HKZ, NEN-EN 15224 en NEN 7510) geen afspraken over de manier waarop wordt beoordeeld of een organisatie aan de eisen voldoet uit ISO 9001. Elke certificerende instelling bepaalt zelf hoe die beoordeling tegen ISO 9001 plaatsvindt en bepaalt zelf of dit onder toezicht gebeurt of niet. Er worden geen centrale registers bijgehouden met ISO 9001 certificaten. Of er toezicht bestaat op de werkwijze van de certificerende instelling kunt u nagaan bij de Raad voor Accreditatie.
